Schweigepflicht und Datenschutz in der Kita: die Regeln

Die Schweigepflicht in der Kita ist eines der Themen, bei denen Prüfungsaufgaben besonders gern als Alltagsszene daherkommen: Eine Mutter fragt dich in der Garderobe nach der Trennung einer anderen Familie, ein Vater will Fotos vom Sommerfest posten, eine Kollegin schlägt eine WhatsApp-Gruppe für die Elternkommunikation vor. In allen drei Fällen brauchst du dieselben Bausteine, nämlich die Rechtsgrundlagen der Verschwiegenheit, die drei Fälle, in denen du etwas weitergeben darfst, und die Grundsätze des Datenschutzes. Dazu kommen die Kinderrechte als Hintergrund und deine eigenen Nachweispflichten in der Ausbildung. Dieser Artikel ordnet dir alles der Reihe nach ein.

Definition – Schweigepflicht: Die Schweigepflicht ist die Pflicht, alles vertraulich zu behandeln, was dir im Rahmen deiner Tätigkeit über Kinder und ihre Familien bekannt wird. Sie stützt sich je nach Beruf und Träger auf Vertrag, Sozialgeheimnis und Sozialdatenschutz. (§ 35 SGB I, §§ 61–68 SGB VIII, für bestimmte Berufsgruppen zusätzlich § 203 StGB)

Worauf deine Verschwiegenheit beruht

Wer täglich mit Familien arbeitet, bekommt zwangsläufig sehr Persönliches mit: eine Trennung, eine schwere Diagnose, finanzielle Not, eine Suchterkrankung, eine auffällige Entwicklung. Für all das gilt die Verschwiegenheitspflicht. Anders als viele denken beruht sie nicht auf einer einzigen Norm, sondern auf einem Bündel.

Norm	Für wen	Was sie schützt
Arbeits- oder Ausbildungsvertrag	Für alle Beschäftigten und Praktikantinnen	Bei nahezu jedem Träger unterschreibst du zusätzlich eine eigene Verschwiegenheitserklärung, deren Wirkung über das Ende deiner Tätigkeit hinausreicht
§ 35 SGB I	Für alle, die mit Sozialdaten umgehen	Das Sozialgeheimnis: Sozialdaten dürfen nicht unbefugt weitergegeben werden
§§ 61–68 SGB VIII	Für die Kinder- und Jugendhilfe insgesamt	Den besonderen Schutz von Sozialdaten in Einrichtungen und Diensten der Jugendhilfe
§ 203 StGB	Für bestimmte, ausdrücklich genannte Berufsgruppen	Privatgeheimnisse, deren Verrat unter Strafe steht
Dienstgeheimnis	Für Beschäftigte öffentlicher Träger	Dienstliche Vorgänge zusätzlich zu den übrigen Grundlagen
§ 4 KKG	Nur für die dort abschließend genannten Berufsgruppen, etwa Ärztinnen, Hebammen, Psychologinnen und Lehrkräfte. Erzieherinnen und Assistenzkräfte gehören nicht dazu	Gibt diesen Gruppen die Befugnis, das Jugendamt zu informieren, wenn eine Gefährdung anders nicht abgewendet werden kann
§ 8a Abs. 4 SGB VIII	Für Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe, also auch für deine Kita	Verpflichtet den Träger zu einer Vereinbarung mit dem Jugendamt über das Vorgehen bei Gefährdungsverdacht
§ 8b Abs. 1 SGB VIII	Für alle, die beruflich mit Kindern arbeiten, ausdrücklich auch für dich	Gibt dir einen Anspruch auf Beratung durch eine insoweit erfahrene Fachkraft

Ein Punkt daraus wird in Prüfungen gern zur Fangfrage. § 203 StGB arbeitet mit einer ausdrücklichen Aufzählung von Berufsgruppen, in der unter anderem staatlich anerkannte Sozialarbeiterinnen und Sozialpädagoginnen auftauchen. Erzieherinnen und sozialpädagogische Assistenzkräfte findest du dort namentlich nicht. Ein Freibrief zum Reden ist das keineswegs, denn für dich greifen stattdessen der Vertrag, der Sozialdatenschutz und bei öffentlichen Trägern obendrein das Dienstgeheimnis. Der Merksatz lautet deshalb: Die Schweigepflicht gilt immer, nur die Rechtsgrundlage unterscheidet sich je nach Beruf und Träger.

Wann du etwas weitergeben darfst

Drei Fragen entscheiden über die Weitergabe: Wer fragt, warum, und womit ist die Weitergabe begründet. Erlaubt ist sie nur in drei Fällen.

Der erste ist die Einwilligung der Sorgeberechtigten. Sie ist die saubere Standardlösung, etwa wenn die Kita Beobachtungen an eine Frühförderstelle oder an die Grundschule weitergeben soll. Der zweite ist eine gesetzliche Befugnis im Kinderschutzfall. Hier lohnt genaues Hinsehen, denn eine Verwechslung ist verbreitet: § 4 KKG aus dem Bundeskinderschutzgesetz zählt in Absatz 1 die Berufsgruppen abschließend auf, und weder Erzieherinnen noch Assistenzkräfte stehen darin. Für dich gelten § 8a Abs. 4 SGB VIII, der den Träger zu einer Vereinbarung mit dem Jugendamt verpflichtet, und § 8b Abs. 1 SGB VIII, der dir einen Anspruch auf Beratung durch eine insoweit erfahrene Fachkraft gibt. Das Stufenmodell des § 4 KKG lohnt trotzdem als Vorbild, weil das Vorgehen in der Kita derselben Logik folgt und mit den mildesten Mitteln beginnt: Die Situation wird mit dem Kind erörtert, bei den Erziehungsberechtigten wird auf Hilfen hingewirkt, und eine insoweit erfahrene Fachkraft kann beratend dazukommen. Erst wenn sich die Gefährdung auf diesem Weg nicht abwenden lässt, entsteht die Befugnis, das Jugendamt zu informieren. Für die Prüfung heißt das: § 4 KKG erlaubt etwas, er verpflichtet nicht allgemein zur Meldung. Der Schutz des Kindes hat Vorrang vor der Verschwiegenheit, greift aber erst nach den milderen Schritten, bei akuter Gefahr sofort. Der dritte Fall ist der notwendige interne Austausch im Team, soweit er zur Erfüllung der pädagogischen Aufgabe gebraucht wird. Auch der ist kein Freibrief: Er umfasst die Kolleginnen, die mit dem Kind arbeiten, nicht das gesamte Haus.

Alles andere ist tabu. Das schließt den Freundeskreis ausdrücklich ein, ebenso den Partner oder die eigenen Eltern am Abendbrottisch, und in sozialen Netzwerken sowieso. Für neugierige Fragen anderer Eltern lohnt es sich, einen Satz einzuüben, zum Beispiel den Hinweis, dass du über andere Familien nichts sagen kannst, dass diese Regel genauso für die eigene Familie gilt und damit alle schützt. Freundlich, klar, ohne Vorwurf.

DSGVO im Kita-Alltag

Seit 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Für die Kita bedeutet sie vor allem, dass personenbezogene Daten nur verarbeitet werden dürfen, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt. Vier Grundsätze solltest du benennen können.

Zweckbindung heißt, dass Daten nur für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden, also für den Betreuungsvertrag und die pädagogische Arbeit. Datenminimierung heißt, dass nur erhoben wird, was dafür wirklich gebraucht wird. Speicherbegrenzung heißt, dass Unterlagen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie gebraucht werden. Vertraulichkeit heißt, dass sie sicher verwahrt werden. Portfolios, Beobachtungsbögen und Entwicklungsberichte gehören also nicht offen ins Flurregal, sondern verschlossen in die Einrichtung, und sie verlassen das Haus nicht.

Daraus folgen ein paar sehr konkrete Alltagsregeln. Dienstliche Nachrichten laufen ausschließlich über die vom Träger freigegebenen Kanäle. Private Messenger für die Elternkommunikation sind datenschutzrechtlich problematisch und bei vielen Trägern ausdrücklich untersagt. Eine spontan gegründete WhatsApp-Gruppe für die Gruppenorganisation ist deshalb keine praktische Abkürzung, sondern eine Praxisfalle. Und Gespräche über Kinder finden nicht in der Garderobe statt, nicht im Bus und nicht in der Mittagspause im Café.

Fotos, Social Media und das Recht am eigenen Bild

Kaum ein Punkt wird häufiger geprüft als die Fotoerlaubnis. Aufnahmen von Kindern gelten als personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Daneben steht jeder abgebildeten Person das Recht am eigenen Bild nach § 22 Kunsturhebergesetz zu.

Situation	Erlaubt?	Begründung
Foto fürs Portfolio, Einwilligung liegt vor	Ja	Zweckbindung ist gewahrt, die Einwilligung deckt genau diesen Zweck ab
Dasselbe Foto zusätzlich auf der Kita-Website	Nur mit gesonderter Einwilligung	Die Erlaubnis muss nach Verwendungszweck differenziert vorliegen, Portfolio, Aushang, Elternbrief, Website und soziale Medien werden getrennt abgefragt
Aufnahme mit dem privaten Handy	Nein, es sei denn, der Träger gestattet es ausdrücklich	Fotografiert wird grundsätzlich mit der Kamera oder dem Tablet der Einrichtung
Gruppenfoto in deiner privaten Story	Nein	Es fehlt die Rechtsgrundlage, für diesen Zweck liegt keine Einwilligung vor, und veröffentlichte Bilder lassen sich nicht zurückholen
Eltern fotografieren beim Sommerfest	Ja, solange die Bilder privat bleiben	Fremde Kinder ohne Einwilligung ins Netz zu stellen ist unzulässig, deshalb weist die Einrichtung schon zur Begrüßung darauf hin
Eltern widerrufen die Fotoerlaubnis	Jederzeit möglich	Der Widerruf ist ohne Begründung und mit Wirkung für die Zukunft zulässig

Die Einwilligung erteilen alle Sorgeberechtigten, schriftlich und freiwillig. Frag deshalb gleich zu Beginn deines Praktikums nach der Fotoregelung der Einrichtung und danach, welche Geräte genutzt werden dürfen. Die Frage nach dem privaten Handy und dem harmlosen Schnappschuss kommt in mündlichen Prüfungen regelmäßig, und ein Verstoß kann arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zur Kündigung sowie den Abbruch des Praktikums nach sich ziehen.

Kinderrechte als Hintergrund

Datenschutz und Schweigepflicht sind kein Selbstzweck. Dahinter steht die Haltung, dass Kinder und Familien eine Würde und eine Privatsphäre haben, die deine Arbeit nicht antasten darf. Kinder sind dabei Trägerinnen und Träger eigener Rechte, nicht bloß Objekte elterlicher Fürsorge. Im deutschen Recht findest du das an mehreren Stellen wieder: Art. 6 Abs. 2 GG regelt das Elternrecht und das staatliche Wächteramt, § 1631 Abs. 2 BGB gibt Kindern seit 2000 ein Recht auf gewaltfreie Erziehung, § 8 SGB VIII regelt die Beteiligung entsprechend dem Entwicklungsstand, und § 45 SGB VIII macht ein Gewaltschutzkonzept sowie Beschwerdeverfahren zur Voraussetzung der Betriebserlaubnis. Wer verstanden hat, dass ein Kind eigene Rechte hat, geht auch mit seinen Daten anders um.

Deine Nachweispflichten in der Ausbildung

Zur rechtlichen Seite deiner Ausbildung gehören drei Nachweise, die regelmäßig abgefragt werden. Das erweiterte Führungszeugnis nach § 72a SGB VIII legst du vor, weil du in der Kinder- und Jugendhilfe tätig bist, und zwar auch als Praktikantin. Den Masernnachweis nach § 20 Abs. 8 IfSG verlangt das Gesetz von allen, die in einer Gemeinschaftseinrichtung arbeiten. Und sobald du mit Lebensmitteln umgehst, etwa beim Frühstücksdienst oder beim Kochangebot, kommt die Belehrung nach § 43 IfSG dazu.

Umgekehrt hast du Ansprüche: auf Anleitung durch eine qualifizierte Fachkraft und regelmäßige Anleitungsgespräche, auf Aufgaben, die deinem Ausbildungsstand entsprechen, auf Feedback und eine nachvollziehbare Beurteilung, auf Schutz vor Diskriminierung und Übergriffen, und solange du unter 18 bist auf die Einhaltung des Jugendarbeitsschutzgesetzes.

Praxisbeispiel

Beim Abholen spricht dich der Vater der dreijährigen Tilda an. Er hat beim Sommerfest fotografiert, ein Bild zeigt Tilda beim Wasserspiel und daneben zwei andere Kinder der Gruppe. Er möchte es in seinen Instagram-Kanal stellen und fragt dich nur kurz, ob das in Ordnung sei.

Du sagst freundlich, aber eindeutig Nein. Für Tilda kann der Vater als Sorgeberechtigter selbst entscheiden. Für die beiden anderen Kinder liegt weder eine Einwilligung ihrer Sorgeberechtigten für diesen Zweck vor, noch könntest du sie erteilen. Beide Kinder sind auf dem Bild erkennbar, geschützt sind sie über das Recht am eigenen Bild nach § 22 Kunsturhebergesetz und über die DSGVO. Du bietest an, dass er das Bild zuschneidet, sodass nur Tilda zu sehen ist, und weist darauf hin, dass die Einrichtung genau deshalb zu Beginn des Festes auf die Regel für private Aufnahmen hingewiesen hat.

Anschließend gibst du die Situation an die Leitung weiter, nicht als Beschwerde, sondern als Hinweis. Wenn ein Elternteil nachfragt, tun es vermutlich andere ohne zu fragen. Das ist ein guter Anlass, den Hinweis beim nächsten Fest deutlicher zu platzieren.

Das musst du für die Prüfung wissen

Typische Aufgabenstellungen lauten:

• Eine Mutter bittet dich um Auskunft über ein anderes Kind. Wie reagierst du und warum?
• Erkläre, unter welchen Bedingungen Fotos von Kindern veröffentlicht werden dürfen.
• Nenne die Rechtsgrundlagen der Schweigepflicht in der Kindertagesbetreuung.
• Erläutere die Grundsätze des Datenschutzes und übertrage sie auf den Umgang mit Beobachtungsbögen.
• Beschreibe deine Rechte und Pflichten im Praxisteil deiner Ausbildung.

Merkpunkte:

• Die Schweigepflicht gilt immer, nur die Rechtsgrundlage unterscheidet sich. § 203 StGB nennt Erzieherinnen und sozialpädagogische Assistenzkräfte nicht namentlich.
• Weitergabe nur bei Einwilligung, gesetzlicher Befugnis oder notwendigem internem Austausch.
• § 4 KKG gilt nicht für dich, die Vorschrift zählt die Berufsgruppen abschließend auf. Für dich gelten § 8a Abs. 4 und § 8b Abs. 1 SGB VIII. Beides sind Befugnis- und Beratungsnormen, keine Meldepflichten.
• Die vier Datenschutzgrundsätze heißen Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung und Vertraulichkeit.
• Die Fotoeinwilligung ist schriftlich, differenziert nach Zweck und jederzeit widerrufbar.
• Für die Ausbildung brauchst du erweitertes Führungszeugnis, Masernnachweis und bei Lebensmittelkontakt die Belehrung nach § 43 IfSG.

Im kostenlosen Lernpfad

Im kostenlosen Lernpfad steht das Thema zusammen mit den Kinderrechten: Lektion 9.3: Kinderrechte, Schweigepflicht und Datenschutz.

Quellen

• § 35 Sozialgesetzbuch I (SGB I): Sozialgeheimnis
• §§ 61 bis 68 Sozialgesetzbuch VIII (SGB VIII): Schutz von Sozialdaten in der Kinder- und Jugendhilfe
• § 203 Strafgesetzbuch (StGB): Verletzung von Privatgeheimnissen
• § 4 Gesetz zur Kooperation und Information im Kinderschutz (KKG)
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), geltend seit 2018
• § 22 Kunsturhebergesetz (KUG): Recht am eigenen Bild